SEGRETARIA/O DI STUDIO ODONTOIATRICO
Di cosa si occupa?
L’addetto di segreteria di struttura medico odontoiatrica è quella figura professionale competente ad assicurare la qualità dei servizi, la comunicazione efficace, la gestione delle risorse umane e la gestione amministrativa.
La segretaria sa gestire in modo corretto le telefonate, sa come accogliere il Paziente e lo guida nella compilazione dei moduli di consenso, organizza e archivia la documentazione clinica. Organizza l’agenda in modo efficace ed efficiente. Coordina le collaborazioni e il personale di struttura. Gestisce l’amministrazione di concerto con il Commercialista. Prepara la documentazione fiscale. Monitora le scadenze. Prepara i moduli assicurativi per i rimborsi delle prestazioni. Prepara e discute un piano di trattamento con preventivo. Scrive in modo corretto le mail o redige relazioni cliniche su indicazione del professionista.
Comunemente, negli studi odontoiatrici è l’Aso più esperta ad occuparsi della segreteria.
Nella sua formazione di base, infatti, è prevista l’acquisizione delle competenze: interagire con le persone assistite, con i membri dell’equipe professionale, i fornitori e i collaboratori esterni; trattare la documentazione clinica e quella amministrativo-contabile.
Per poter gestire la segreteria di strutture odontoiatriche più articolate, tuttavia, la formazione di base dell’Aso o la sua esperienza possono non essere più sufficienti. In questi casi è infatti spesso richiesta una formazione più avanzata, come quella ottenibile con un corso/master specifico e certificato.
La segretaria deve essere per forza una Aso? Se in qualche modo svolge attività riconducibili anche all’area clinica la risposta è sì, in quanto l’Aso è l’unica figura abilitata in tal senso.
Diverso è il discorso se la segretaria si occupa soltanto di attività impiegatizie, come ad esempio tenere la contabilità o gestire le risorse umane.
La segretaria odontoiatrica assicura e coordina il corretto funzionamento delle procedure cliniche ed extra-cliniche di una struttura autorizzata privata, accreditata o pubblica.
Nelle situazioni in cui l’operatore di segreteria si occupa della gestione delle strutture più complesse, ampliando la gamma delle responsabilità, si configura quel ruolo che a livello internazionale è denominato Medical o Dental Office Manager.
DENTAL OFFICE MANAGER
Può essere svolto da un Aso?
E’ riconosciuto in Italia?
La formazione più avanzata consente di raggiungere quelle competenze che caratterizzano il ruolo di Dental Office Manager, più conosciuto nei paesi anglosassoni.
All’estero, infatti, già da tempo, la complessità dell’attività odontoiatrica viene gestita da figure appositamente formate.
Anche da noi in Italia, soprattutto per le numerose norme impattanti sul settore sanitario, sta maturando la consapevolezza che l’organizzazione dell’attività odontoiatrica richieda competenze specifiche.
Non esiste ad oggi comunque un Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro che riconosca specificamente la figura del Dental Office Manager.
E’ prassi però delle strutture odontoiatriche più evolute cercare personale ben specializzato da assumere e retribuire a livelli più alti.
L’ASO ha acquisito dal corso di qualifica le competenze 1 e 4 di base per affrontare le problematiche più semplici nella gestione di segreteria, ma necessita di una formazione superiore per poter affrontare quelle competenze e responsabilità peculiari dell’ Office Manager.
SOLO L’ASO PUO’ FARE LA SEGRETARIA?
O può essere anche un contabile-amministrativo?
Si è aperto un acceso dibattito pubblico e inter-sindacale sui requisiti che deve avere un addetto di segreteria di una struttura odontoiatrica. Ad oggi non esistono chiarimenti da parte delle Autorità, ma se ci riferisce ai mansionari, è ragionevole concludere che tale figura deve essere necessariamente un ASO se, nell’esercizio delle sue funzioni, entra in quelle aree cliniche per le quali sono previste le competenze elencate dal DPCM del 9 Marzo 2022.
Anche il front-office, ad esempio nella gestione telefonica di un appuntamento, se prevede da parte dell’operatore l’accesso alla cartella clinica del paziente, alle radiografie e alle fotografie, presuppone e richiede le competenze dell’Aso.
Se, invece, l’addetto si occupa esclusivamente di aree extra-cliniche, come ad esempio la contabilità o l’amministrazione e la gestione del personale, non necessariamente deve essere un Aso con qualifica.
QUALE LIVELLO DI CONTRATTO PER UNA SEGRETARIA?
Nel CCNL degli Studi professionali
Date le mansioni di responsabilità, ci sono tutte le premesse per cui un Aso qualificato e formato specificamente a svolgere la funzione segreteriale, abbia titolo per un’assunzione al primo, secondo livello o terzo livello super del Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro Studi Professionali.
Andiamo con ordine di progressione per titoli, esperienza e competenze maturate.
Livello terzo super (3° super)
Appartengono al livello 3° super i lavoratori che, in possesso di specifiche conoscenze teoriche e pratiche ed in condizioni di autonomia operativa nell’ambito delle proprie mansioni, sulla base di istruzioni ricevute ed applicando procedure operativamente complesse relative al sistema contabile/amministrativo adottato nell’ambito dello specifico campo di competenza, svolgono mansioni di concetto o attività polivalenti di natura tecnica/amministrativa nell’ambito di procedure e processi di lavoro definiti, anche utilizzando nell’attività di competenza i sistemi informatici allo scopo predisposti ed operanti secondo le procedure stabilite dal titolare dello studio professionale. Appartengono allo stesso livello i lavoratori con funzioni di controllo esecutivo sull’attività di altri lavoratori operativamente impegnati nell’utilizzo di strumenti e di sistemi informatici.
Livello secondo (2°)
Appartengono al livello 2° i lavoratori che, muniti di diploma di laurea o di diploma di scuola media superiore nello specifico settore di competenza dello studio ed in possesso di approfondite conoscenze tecniche e pratiche, svolgono mansioni di concetto caratterizzate da alto contenuto professionale ed autonomia di iniziativa nell’ambito delle direttive ricevute dal titolare dello studio professionale, con funzioni di coordinamento e controllo sull’attività di altri lavoratori. Appartengono allo stesso livello i lavoratori che operano nell’ambito amministrativo, assicurando la corretta gestione amministrativa e contabile (raccolta ed analisi di dati per la redazione ed il controllo dei corrispondenti documenti).
Livello primo (1°)
Appartengono al livello 1° i lavoratori che, muniti di diploma di laurea o di diploma di scuola media superiore nello specifico settore di competenza dello studio ed in possesso di approfondite conoscenze tecniche e pratiche, esplicano mansioni direttive e di concetto caratterizzate da alto contenuto professionale, con poteri di iniziativa e di discrezionalità decisionale, nel proprio ambito di competenza, e con responsabilità di direzione esecutiva sull’intera attività della struttura lavorativa, ovvero su rilevanti settori o progetti predeterminati dallo studio professionale.
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